Zahtjev
Poslovno informacijski sustav koji će pokriti brzorastući poslovni sustav sa velikim brojem konkurentnih korisnika na mreži i dislociranim poslovnim jedinicama.
Poslovna situacija Djelatnost društva GRAĐA D.D. je trgovina na veliko i malo građevinskim materijalom i artiklima vezanim uz uređenje i opremu kućanstva. GRAĐA D.D. ima 5 prodajnih centara: Solin, Šibenik, Zadar, Rijeka, Opuzen. Centralna poslovna jedinica nalazi se u Solinu. Prije uvođenja SWING G2Sustava, GRAĐA je svoje poslovanje temeljila na SWING G1 (DOS) programskim rješenjima. Glavni razlozi zamjene postojećeg rješenja bili su završetak životnog ciklusa DOS programskih rješenja, i potreba za robusnijim sustavom koji će moći pokriti poslovanje u brzorastućem poslovnom sustavu kakav je sustave GRAĐE. Upravo uspješna dugogodišnja suradnja između dvije tvrtke rezultirala je uvođenjem rješenja SWING G2 Poslovnog Sustava.
Zahtjevi na poslovno informacijski sustav
Osnovni zahtjev korisnika je bio isporučiti rješenje po principu «ključ u ruke”, koje je uključivalo reorganizaciju postojećeg informacijskog sustava u smislu informatičke opreme, te isporuku i implementaciju gotovog poslovnog rješenja kako bi u što kraćem roku osigurali kvalitetnu podršku svim poslovnim procesima tvrtke.
Osnovni zahtjevi na poslovni sustav: ￭ povezivanje u jedinstveni poslovno-informacijski sustav ￭ uvođenje poslovno informacijskog sustava u što kraćem roku, sa brzim i lakim procesom prilagodbe ￭ pouzdane i kvalitetne informacije vezane uz prodaju i nabavu—analize i statistike po dobavljačima, kupcima, robnim grupama ￭ sigurnost i zaštita podataka ￭ kvalitetna razmjena podataka između poslovnih cenatara tvrtke ￭ brzina odziva aplikacija koje se koriste ￭ rast poslovnog sustava sa rastom tvrtke ￭ potreba za izdvajanjem skladišnog poslovanja na gradilišta ￭ potpuna integriranost rješenja i automatiziranost u najvećoj mogućoj mjeri radi uštede vremena ￭ prava pristupa (korisničke role) prema zahtjevu korisnika
Rješenje i poslovne prednosti
Rješenja SWING G2 Poslovnog Sustava porkivaju sve poslovne procese tvrtke: od nabave, prodaje do financija. Zajedno s stručnim tehničkim osobama i konzultantima SWING-a, proces implementacije poslovnog sustava i korištenje rješenja, maksimalno su pojednostavljeni. Zahvaljujući prethodnom poznavanju poslovnog procesa tvrtke, te zahtjeva i specifičnosti u poslovanju, posebna pažnja je usmjerena na parametriziranje rješenja (uključivo definiciju artikala, robnih grupa, partnera, kategorija partnera, vrsta i tipova dokumenata...), što je u konačnici rezultiralo visokom stupnju učinkovitosti operativnih resursa tvrtke—od prodajnog osoblja, komercijale pa do računovodstva. Slijedom navedenog, i uprava tvrtke u najkraćem je mogućem roku osigurala mogućnost pregleda svih potrebnih izvještaja za donošenje kvalitetnih poslovnih odluka.
U slijedećoj fazi, administrirana je replikacija između poslovnih centara tvrtke koja je trebala osigurati dnevne informacije o nabavi, prodaji i zalihama robe, te slijedom toga osigurati i dnevno ažuriranje podataka glavne knjige i saldakonta kupaca i dobavljača koje se vrši u sjedištu tvrtke u Solinu. Poslovni sustav je do najveće moguće mjere automatiziran, što svim korisnicima sustava, prema poslovnom području koje pokrivaju, osigurava pravovremene i kvalitetne informacije.
SWING poslovna rješenja u poslovnom sustavu tvrtke Evidentiranje nabave robe vrši se materijalnim dokumentom (isključivo količine), temeljem otpremnice dobavljača. Ovako zaprimljena roba, uz prethodno definiranu kalkulaciju cijena, distribuira se prema prodajnim centrima i na prodajna mjesta. Kalkulaciju cijene vrši centralno skladište, stoga dokument kojim se vrši prijenos robe, sadržava vrstu, količinu i cijenu robe. Na isti način vrši se evidentrianje prometa između poslovnih centara ili povrat u centralno skladište. Po pristiglom računu dobavljača, materijalni dokument se obrađuje financijski, te se generira dokument Ulazna kalkulacija koja će sadržavati nabavnu i prodajne vrijednosti robe. Otprema robe vrši se na svakom pojedinom odjelu poslovnog centra, dok se fakturiranje vrši u centrali. Parametriziranjem evidencija, omogućen je prijenos dokumenata iz robnog poslovanja (prijemni list i dr.) u poreznu evidenciju za pregled i obračun PDV-a, te dalje u financijsko poslovanje kako bi bili dostupni svi pregledi vezani uz glavnu knjigu i saldakonte. Razmjena podataka robnog poslovanja i saldakonta kupaca iznimno je važna za tvrtku. Sukladno zahtjevu, postavljeno je više razina replikacije dokumenata: ￭ prijenos prometa između centralnog skladišta i skladišta poslovnih centara odmah po izradi ￭ prijenos podataka o saldakontima kupaca jednom dnevno u poslovne centre ￭ prijenos prometa poslovnih centara u jedinstvenu evidenciju koja se nalazi u centrali. Ovakva organizacija rada omogućava upravi da pravovremeno donosi odluke vezane uz svaki segment poslovanja tvrtke.
|